Time management – A sikeres emberek titkai

Olvasási idő: kb. 5 perc

Úgy érzed, nem jól osztod be az idődet? Gyakran úszol a feladatokban és nem látsz egyszerűen kiutat? Vagy csak szimplán elmegy az időd minden mással, az igazán lényeges dolgokra pedig nem marad idő? Hidd el ezzel nem csak Te vagy így! Összeszedtem most Neked azokat a time management tippeket, melyeket a sikeres ügyvezetők legtöbbje alkalmaz.

Bizonyára a Te szádból is hangzott már el olyan mondat, amely azzal kezdődik, hogy „Nincs időm…”. „Nincs időm megírni az összefoglalót”, „Nincs időm elmenni az edzőterembe”, „Nincs időm meginni egy kávét a barátnőmmel”, „Nincs időm a saját hobbimra” és még sorolhatnánk a végtelenségig.

S emellett találkozol olyan emberekkel, akik ugyanúgy napi 8 órát (vagy többet) dolgoznak, családjuk van, háztartást vezetnek, gyerekeik vannak és még a hobbijukra is szakítanak időt. Gondolhatod, hogy ezek az emberek mutánsok, pedig csak szimplán tudják, hogyan osszák be jól a rendelkezésre álló napi 24 órát.

Hogyan gondolkoznak ezek az emberek? Melyek azok a tippek, melyek a legtöbbjüknek beváltak?

I. Legyen reggeli rutinod!

Ha úgy kezded a napodat, hogy 5 darab szundit beállítasz egymás után, aztán az utolsó percben kimászol az ágyból valószínűleg nem marad időd olyan dolgokra, hogy átgondold, hogyan fog kinézni a napod. Örülsz, ha sikerül reggel bekapnod pár falatot, majd rohansz a munkahelyre, hogy ne késs el. Ez az, amit a sikeres emberek biztosan nem csinálnak. Helyette kelj korán, s járj mások előtt!

Mi az, amit megtehetsz, ha időben ébredsz?

  • Reggelizhetsz kiadósan, hogy beinduljon az agyműködésed.
  • Edzhetsz!  Így nemcsak, hogy biztosan felébredsz, de a délutánod nagy része is felszabadul, ha az edzést reggelre időzíted.
  • Nyugodtan megtervezheted a napodat.
  • Vagy akár olvashatsz olyan könyvet, ami a fejlődésed segíti.

Persze mindez valószínűleg nem fog beleférni, de a döntés a Te kezedben van, hogy hogyan használod ki ezt a plusz időt!

II. Tervezd meg a napodat!

A napodat megtervezheted előző este vagy aznap reggel is. A lényeg, hogy legyen egy terved. Írd össze a napi feladataidat egy lapra, s jelölj ki hármat, amit aznap biztosan szeretnél megcsinálni. Ez a három feladat lesz a napi prioritás. Csinálhatsz ilyen feladatlistát külön a munkahelyedre, s külön a magánéletedre vonatkoztatva.

Fontos, hogy a 3 feladat kiválasztásánál maradj a realitás talaján. Ehhez tisztában kell lenned azzal, hogy egy-egy feladat elvégzése mennyi időt vesz igénybe. Ha olyan feladatod van, ami nagyon komplikált, több napot is igénybe vesz, oszd részfeladatokra. Majd ezeket a részfeladatokat jelöld meg priortásként.

III. Egyszerre egy feladatra koncentrálj!

Hiába gondolod azt, hogy egyszerre képes vagy több dologra figyelni, tévedsz. Az emberi agy egyszerre csak egy dologra tud maximálisan koncentrálni. (Persze tudom, hogy képes vagy mosogatni, s közben TV-t nézni. Ezt nevezzük párhuzamos cselekvésnek, mivel mentálisan nem vesznek igénybe.)

Ha a lehető legkevesebb időbefektetéssel s hatékonyan szeretnél elvégezni egy feladatot, akkor csakis az adott dologra koncentrálj, s iktass ki minden más tényezőt. Ne nézz bele feladatvégzés közben az E-mailekbe, ne csekkold a közösségi média felületeket s kapcsolj ki minden más értesítést.

IV. Használd ki a rutin cselekvéseidet!

Nincs is annál hatékonyabb, mint amikor a rutin cselekvések alatt végzel el pár feladatot. Ezek azok a tevékenységek, amikhez nem kell különösebben koncentrálnod, s közben mással is tudsz haladni. Például, ha a dugóban állsz, elintézheted a napi telefonokat, vagy hallgathatsz hangoskönyvet. Zuhanyzás, fogmosás közben átgondolhatod a következő napi teendőket, s hogy mi legyen a fókuszban.

V. Tanulj meg nemet mondani, s delegálj!

Fogadd el, hogy a kapacitásod véges és nem tudsz egy nap mindent megcsinálni. Fogadd el, hogy bizonyos feladatokra nemet kell mondanod, akkor is, ha ez másoknak nem tetszik. Ha ez megvan, akkor jöhet a következő lépés. Azokat a feladatokat, amik már meghaladják a kapacitásodat, de fontosak, szervezd ki másnak. Ez nemcsak a munkahelyen, de a családon belül is érvényes. Lehet, hogy külön időt igényel, hogy megmutasd az illetőnek, hogyan kell megcsinálnia a feladatot. Ezt a plusz időt ne sajnáld a magyarázásra. Legalább legközelebb tudni fogja.

VI. Alkalmazd a Pareto-elvet!

A Pareto-elv szerint a tevékenységeid 20%-a teszi ki a sikereid 80%-át. Tehát, az eredményeid 80%-a annak a pár feladatnak az elvégzéséből származik, melyet a prioritási listádon az első három helyre teszel. Senki nem fog azért megdícsérni a munkahelyen, ha egész nap E-mailekre válaszolsz, hacsak nem ez a munkád. Ezért fontos, hogy haladj más, fontos feladatokkal, s prioritásokat állíts. A magánéletedben ez egyaránt alkalmazható. Nem attól lesz tartós kapcsolatod, ha főzöl, mosol, takarítasz, hanem attól, ha képes vagy megfelelő mennyiségű minőségi időt eltölteni a pároddal.

VII. Az idő a legnagyobb érték

A sikeres emberek úgy gondolják, hogy az idő a legnagyobb érték, ezért egy percet sem vesztegetnek el. Olyan tevékenységekre fordítják az idejüket, ami ha nem is rögtön, de hosszú távon mindenképp kamatozik. Ilyen az, amikor naponta olvasol, képzed magad, de az is, amikor időt szánsz arra, hogy este együtt üljön le a család vacsorázni. Ha napi szinten több órát töltesz közösségi médiával és sorozat nézéssel, akkor ne panaszkodj, ha nem jutsz egyről a kettőre.

Összefoglalás

Ahhoz, hogy minden számodra fontos dologra jusson idő, meg kell tanulnod jól bánni az időddel. Hasonlít ahhoz, mint amikor valaki jól bánik a pénzével. Annyi a különbség a kettő között, hogy míg az emberek bankszámláján más-más összegek vannak, addig az időből mindenkinek ugyanannyi van.

Összeszedtem Neked 7 tippet, hogy igazán hatékonyan bánj a rendelkezésre álló idővel:

  • Alakíts ki reggeli szokásokat, s legyenek olyan cselekvések, amiket délután helyett reggel végzel el!
  • Gondold át minden egyes nap, hogy milyen feladatok várnak rád. Válaszd ki a három legfontosabbat, s ragaszkodj az elvégzésükhöz.
  • Felejtsd el a multitaskingot. Egyszerre csak egy feladatra tudsz maximálisan koncentrálni.
  • Rutin cselekvések a legkiválóbb alkalmak arra, hogy kisebb feladatokkal tudj haladni.
  • Gondold végig, hogy melyek azok a feladatok, amiket ki tudsz szervezni másnak, s ezt tedd is meg!
  • Azokra a feladatokra koncentrálj, amik növelik a sikerességi rátádat!
  • Gondolj úgy az időre, mint az egyik legnagyobb értékre. Az elvesztegetett percek, órák sosem térnek vissza!

Ha érdekelnek további hasznos tippek, módszerek csatlakozz zárt Facebook csoportomhoz!