Hogyan állj hozzá a komplex feladatokhoz?

Olvasási idő: kb. 3 perc

Életünk során számtalan feladattal, kihívással kell szembenéznünk, melyekről az elején elképzelésünk sincs, hogy hogyan fogjuk megoldani. Ilyenkor általában csak sodródunk az árral, majd az élet alakítja, hogy jól vagy rosszul jövünk ki az adott helyzetből. Mi lenne, ha már a kezdetektől a kezünkbe vennénk az irányítást?

Ha megnézzük egy napunkat számos tevékenységünkben megfigyelhető egy automatizmus. Felkelünk, mosakodunk, reggelizünk, elindulunk a munkába, hazamegyünk, főzünk, megfürdünk stb. E rutinfeladatok elvégzéséhez nem kell gondolkodnunk, akár csukott szemmel is végig tudnánk őket csinálni. De mi van akkor, ha egy olyan feladattal állunk szemben, melyet még sosem csináltunk és több időt is vesz igénybe?

Míg egy rutinfeladat elvégzéséhez alig van szükség pár dolog átgondolására (pl: mit vegyek fel ma, honnan rendeljek ebédet), addig egy nagyobb volumenű feladat során több tényező figyelembevételére is szükség van, melyek komplex gondolkodásmódot igényelnek.  Egy külföldi utazás megtervezésénél, lakásfelújításnál vagy házibuli szervezésénél például már különböző fázisokról beszélhetünk, melyek feladatcsoportokra illetve alfeladatokra bonthatók. E struktúrák részletes átgondolása, segít minket abban, hogy elvárásaink nagyobb eséllyel teljesüljenek.

Az alábbiakban egy utazási példán keresztül mutatom be, hogy milyen struktúrában érdemes átgondolni a teendőket. Először három fő tényezőt kell megvizsgálni, mely szinte minden feladatnál azonos: előkészítés, megvalósítás és zárás. Egy külföldi utazás alkalmával ez a következőképpen nézhet ki:

Előkészítés: útlevél igénylése, repülőjegy megvásárlása, szállás lefoglalása, program összeállítása stb..

Megvalósítás: utazás napi programja, felmerülő problémák/lehetőségek kezelése (pl rossz idő esetén módosul a program, vagy egy helyi lakos javasol egy kihagyhatatlan látnivalót)

Utómunka/lezárás: Fényképek mentése a számítógépre, fényképek nyomtatása, bőröndből kipakolás stb..

Ezt követően bontsuk fő feladatcsoportokra az egyes fázisokat, ahova besorolhatók lesznek a példaként felhozott tevékenységek (Ábra 1).

Ábra 1: Utazás management

A pontos tervünk összerakása előtt a következő szempontokat javasolt még átgondolni:

Célok – mi az utazásunk célja: pihenés, aktív kikapcsolódás, kapcsolatszerzés? Az utazás programját ennek fényében érdemes összerakni.

Időkeret – mikor szeretnénk utazni? Tudunk-e rugalmasak lenni az időponttal kapcsolatban? Gyakorta megesik ugyanis, hogy a kiválasztott időpontban drágább a repülőjegy ára. Azonban ha várunk pár napot fele annyiért is el tudunk utazni a kívánt helyre.

Erőforrások – milyen eszközöket kívánunk igénybe venni utazásunkkor: autó, vonat, repülő? Ki(ke)t vonunk be a tervezésbe? Milyen programokat, alkalmazásokat fogunk használni? Mennyi pénzt szánunk az utazásra?

Megvalósulást veszélyeztető kockázatok – Rossz idő esetére legyen egy B tervünk, hogy mit fogunk csinálni. Fontos, hogy a B terv szerinti programunk is megfeleljen a kitűzött célnak.

Minden kihívást jelentő feladat előtt, fontos, hogy a fenti tényezőkön legalább gondolati síkon végigmenjünk és rendszerben gondolkodjunk. Példaként említve, ha tudjuk, hogy a nyaralásról szeretnénk egy albumot készíteni a nagymamának (harmadik fázis: zárás), akkor ehhez kell igazítanunk az előkészületeket is. Tehát, külön kell figyelnünk arra, hogy vigyünk magunkkal fényképezőgépet vagy tegyünk a telefonba nagyobb memóriakártyát, amelyen elférnek majd a képek. E struktúra segítségével sikeresebben tudjuk elvégezni az élet által elénk sodort vagy megálmodott nagyobb volumenű feladatokat és búcsút inthetünk a „de jó lett volna ha” típusú mondatainknak.

Ha érdekelnek további cikkek karrier, önmenedzsment, munka-magánélet
egyensúly témában iratkozz fel jobb oldalt és kövesd
Facebook oldalam!